Внутренний и внешний аудит: когда нужен какой

Владелец склада часто стоит перед выбором: поручить аудит одному из своих сотрудников или пригласить специалиста со стороны. На самом деле это не вопрос «или-или». Оба формата решают одну проблему с разных сторон, поэтому понимание, что и когда нужно, экономит и деньги, и время.

Внутренний аудит: постоянный и близкий к процессам

Внутренний аудитор — сотрудник самой компании. Он хорошо знает бизнес, товары и людей, поэтому на вводные объяснения уходит мало времени. Он может каждую неделю заходить на склад, контролировать циклические пересчёты, в течение месяца следить за записями о корректировке остатков. Проблему он видит сразу, не дожидаясь конца года. Например, просматривая в конце месяца записи о корректировке остатков, он может заметить, что один сотрудник несколько раз «увеличил» одну и ту же позицию.

Слабое место — независимость. Внутренний аудитор получает зарплату от того же руководителя, что и проверяемые, годами работает бок о бок с коллегами и «замыливает взгляд»: беспорядок, который видишь каждый день, начинает казаться нормой. Жёстко написать об ошибке коллеги тоже непросто.

Внешний аудит: независимый и нужный для доверия

Внешний аудитор от компании не зависит, поэтому его выводам доверяют банк, партнёр, инвестор или новый владелец. Кроме того, он видел несколько складов, то есть знает, как выглядит «обычная картина» и где типичные слабые места. Отношения внутри компании на его мнение не влияют.

Есть и минусы. На изучение бизнеса уходит время, услуга обычно разовая, а стоимость выглядит выше зарплаты внутреннего аудитора. Внешний аудитор не находится на складе каждый день, поэтому ежедневный контроль он не заменит.

Когда нужен какой

Выбирайте внешний аудит, если:

• меняется кладовщик или заведующий, и остатки нужно передать объективно;
• недостачи повторяются, а внутренние проверки не находят причину;
• продаётся бизнес, меняются партнёры или для кредита нужно подтвердить стоимость активов;
• перед переходом на 1С или другую систему нужны чистые остатки;
• сам внутренний аудитор оказался в числе проверяемых.

Выбирайте внутренний аудит, если:

• нужно постоянно следить за процессами, проводить циклические пересчёты и разбирать ежемесячные расхождения;
• нужно проверять, выполняются ли прежние рекомендации;
• складов или филиалов много, и приглашать внешнего аудитора к каждому слишком дорого.

Смешанная модель: часто лучший вариант

Многие компании применяют смешанную модель, то есть сочетают оба подхода. Внутренний ответственный в течение месяца проводит циклические пересчёты и выборочные проверки. Раз-два в год внешняя сторона независимо смотрит весь процесс, оценивает, работает ли внутренний контроль, и показывает то, что внутренний аудитор не заметил.

Пример. Есть склад примерно на 3000 позиций. Внутренняя группа каждый месяц пересчитывает 200 самых дорогих и быстрооборачиваемых позиций и ведёт сводку расхождений в Excel. Перед концом года внешний аудитор проверяет документы, права доступа и порядок приёмки и отгрузки, а заодно оценивает достоверность отчётов внутренней группы. В итоге у руководителя есть и ежедневная, и независимая картина.

На что смотреть при выборе

Ответьте на три вопроса. Первый: кто будет читать результат — только вы или ещё банк, партнёр, налоговая проверка? Второй: насколько серьёзна проблема — если есть подозрения, нужна объективная сторона. Третий: как часто нужен контроль — если ежемесячно, нужен внутренний формат. Для большинства ответ звучит так: «и то и другое, каждое на своём месте».

У обоих форматов есть типичные ошибки. Роль внутреннего аудитора отдают заведующему складом или главному бухгалтеру «в нагрузку», и в итоге он проверяет сам себя. Внешнего аудитора зовут, когда недостача уже выросла, данные в беспорядке, а работа затягивается. Наконец, рекомендации остаются в отчёте: никто не следит за их выполнением, и при следующей проверке те же находки появляются снова.

Вывод

Внутренний аудит — ваш собственный наблюдатель внутри склада, внешний — взгляд со стороны. OmborAudit работает как внешняя независимая сторона: возможна как разовая проверка, так и периодический аудит, дополняющий внутреннюю группу.