Что такое внутренний контроль: основные компоненты

Слова «внутренний контроль» многим напоминают службу безопасности или проверяющего. На самом деле это совокупность правил и привычек внутри компании, которые предотвращают ошибки, быстро обнаруживают случившиеся и исправляют их. На складе с хорошо налаженным внутренним контролем одной веры в честность кладовщика недостаточно, потому что система устроена так, чтобы ошибка или злоупотребление не остались скрытыми. В международной практике внутренний контроль обычно делят на пять компонентов (модель COSO). Рассмотрим их применительно к складу.

1. Контрольная среда

Это тон, который задаёт руководство. Если владелец сам забирает товар без документов, требовать от сотрудников «не отпускайте без документов» бессмысленно. В среду входит следующее: полномочия и ответственность закреплены письменно (кто за что отвечает), сотрудники ознакомлены с правилами, за нарушения есть последствия. Сюда относятся должностные инструкции и договор о материальной ответственности. На практике это выглядит так: заведующий складом каждый месяц отчитывается перед руководителем отчётом о расхождениях, правило одинаково для всех, включая владельца, и никому не разрешены движения без документов.

2. Оценка рисков

Что на складе может пойти не так и какой ущерб это принесёт: непосчитанная при приёмке партия, просроченный товар, злоупотребления при списании, несанкционированный доступ. Перечень рисков обновляется не реже раза в год, особенно когда появляется новая группа товаров, новый склад или новая программа. Например, если поток онлайн-заказов вырос вдвое, растёт и риск ошибок при отборе. Сама оценка — не такая уж большая работа: для начала хватит листа бумаги и двух вопросов («что может случиться?», «какой будет ущерб?»).

3. Контрольные процедуры

Это конкретные действия против ошибок. Они делятся на три вида:

• Предотвращающие: два человека на приёмке, ограничение прав в 1С, отдельная зона для дорогого товара, журнал ключей.
• Выявляющие: циклический пересчёт, еженедельный отчёт о расхождениях, ежемесячный просмотр корректировок остатков.
• Исправляющие: что делать при обнаружении расхождения — проверить, оформить документами и устранить причину.

Опираться только на выявляющий контроль бывает поздно: ошибка уже произошла. Лучший результат даёт совместная работа всех трёх видов. Проследите путь одного товара: на приёмке два человека ставят подписи (предотвращающий), в 1С его вносит другой сотрудник (разделение обязанностей), каждую неделю пересчитывается один паллет (выявляющий), при расхождении в течение 24 часов записывается причина и назначается ответственный (исправляющий). Если каждое звено выполняет свою работу, ошибка останавливается на полпути. Даже на складе небольшого Telegram-магазина, где работает один человек, контроль возможен: камера, короткий еженедельный пересчёт и просмотр владельцем отчёта из 1С.

4. Информация и коммуникация

Сотрудник должен точно знать, что, когда и по какому документу делать. Для этого инструкции должны быть письменными, данные — вноситься в 1С или Excel правильно и вовремя, а путь сообщить о проблеме — быть открытым. Важные сообщения не должны теряться в Telegram-группе: несоответствие записывается в журнал и закрепляется за ответственным. Новый сотрудник в первый же день проходит краткий инструктаж по приёмке, отпуску и корректировке остатков и подписывает его: тогда не останется отговорки «мне не говорили».

5. Мониторинг

Работает ли контроль? Это показывают ежемесячный отчёт о расхождениях, внутренний или внешний аудит и наблюдение за выполнением прежних рекомендаций. Контроль может устареть за год: ассортимент изменился, сотрудники сменились, а правила остались прежними. Мониторинг вовремя замечает такой разрыв.

Пять вопросов для быстрой самопроверки:

1. Есть ли письменная инструкция для каждой должности?
2. Можете ли вы назвать три самых крупных риска?
3. Закреплён ли за каждым хотя бы один контроль?
4. Знают ли сотрудники эти правила и выполняют ли их на деле?
5. Когда в последний раз проверялся сам контроль?

Вывод

Пять компонентов связаны между собой: среда задаёт тон, оценка рисков — что защищать, процедуры — как защищать, информация обеспечивает, чтобы все это понимали, а мониторинг проверяет, что всё работает. OmborAudit при проверке помогает рассмотреть текущее состояние склада именно по этим пяти уровням и найти, где есть пробел.