Признаки мошенничества (red flags)

Мошенничество редко происходит громко. Обычно оно начинается с мелких, повторяющихся и на первый взгляд логичных действий: остаток «подправляют», документ «оформят потом», сотрудник «не может никому доверить свою работу». Красные флаги (red flags) — это признаки таких закономерностей. Главное: признак — не доказательство вины, а повод для проверки.

Признак — ещё не доказательство

Поднятый флаг не означает, что сотрудник виновен. Кладовщик, не уходящий в отпуск, может просто очень ответственно относиться к работе, а частые правки остатков — следствие неверно настроенной программы. Признак лишь показывает, куда направить внимание. Вывод делается по документам и пересчёту. Поэтому руководитель, заметивший признак, не обвиняет сотрудника, а тихо и объективно начинает проверку.

Пример: кладовщик два года не был в отпуске и правит остатки до 15 раз в месяц. Первый признак сам по себе может говорить о добросовестности, второй — о проблеме в программе. Но оба вместе — достаточный повод для проверки.

Признаки в поведении сотрудника

• Долго не берёт отпуск и никому не передаёт свою работу, даже когда болен.
• Требует, чтобы только он имел доступ к документам и 1С.
• Сопротивляется проверкам, пересчётам и новым порядкам, постоянно говорит, что «нет времени».
• Стремится остаться один после рабочего дня или в выходные.
• Необычно близок с поставщиком или водителем.
• Уровень жизни заметно не соответствует доходу (этот признак оценивают с особой осторожностью, ведь причины могут быть разными).

Такие признаки нередко встречаются у самого надёжного, «незаменимого» сотрудника: именно из-за доверия контроль ослабевает. Поэтому доверие никогда не должно заменять контроль.

Признаки в документах, учёте и процессе

• Остатки часто правятся вручную, особенно по одним и тем же позициям или одним сотрудником.
• Недостачи и списания всегда скапливаются в одной товарной группе.
• Документы вносятся задним числом, много удалённых или отменённых записей.
• Круглые суммы, одинаковый почерк, похожие друг на друга подписи.
• Движение без документов: товар увезли с обещанием «оформим потом».
• Много возвратов, особенно без документов или от одного клиента.
• При инвентаризации считает сам кладовщик, а приёмка и учёт сосредоточены у одного человека.
• Накануне пересчёта неожиданная «техническая неисправность»: не работает 1С, выключена камера.

Вручную такие признаки найти трудно. Выгрузите записи 1С в таблицу и отсортируйте в Excel: сгруппируйте корректировки остатков по сотрудникам, дням и позициям, обратите внимание на множество записей в конце месяца и в выходные и на повторение одних и тех же позиций. Корректировки в конце месяца иногда делают, чтобы «закрыть» план или отчёт.

Что делать, если признак обнаружен

1. Не спешите и не проводите опрос сотрудника: он не должен быть предупреждён.
2. Сохраните доказательства: скопируйте журнал 1С, копии документов и записи камер, пока они не пропали.
3. Держите круг узким: пусть о проверке знают два-три человека.
4. Передайте проверку независимой стороне или внутреннему аудитору, при необходимости посоветуйтесь с юристом.
5. До результатов не делайте никаких выводов и не наказывайте.

Открытое обвинение, угрозы или «ловушка» портят проверку и могут создать юридические риски для самого руководителя.

Профилактика

Для мошенничества обычно совпадают три условия: давление (долги, личные проблемы), возможность и самооправдание («компания всё равно богатая»). Руководитель в основном может влиять на возможность: разделение обязанностей, ограничение прав, обязательный отпуск, внезапные пересчёты. Обязательный отпуск (не менее 5–10 рабочих дней подряд) особенно прост и эффективен: другой человек принимает дела и видит неясности. Кроме того, помогают безопасный канал, по которому сотрудник может сообщить о проблеме (например, закрытое сообщение, которое получает только владелец), и открытая культура, защищающая честного работника.

Вывод

Знать признаки нужно не для того, чтобы всех подозревать, а чтобы направить контроль в нужное место. И на небольшом складе, и в крупном логистическом центре правило одно: дополняйте доверие контролем, и вы защитите и сотрудника, и компанию. OmborAudit сопоставляет такие признаки с документами, правами доступа и итогами пересчёта и помогает найти им объяснение.