Аудит контроля приёмки от поставщиков

В контейнере пришли курага и орехи: по накладной 22 000 килограммов. Кладовщик, глядя на накладную, расписался «22 тонны», машину разгрузили, приход прошёл в 1С. Через две недели в продаже товара оказалось на 350 килограммов меньше. Теперь неизвестно, где возникла недостача: в пути, у поставщика или на вашем складе. Контроль приёмки — точка, где ошибку исправить дешевле всего, поэтому аудитор начинает проверку именно отсюда.

Почему именно приёмка

• Товар впервые попадает в систему, а исходная ошибка переходит во все последующие отчёты.
• Срок для претензии поставщику обычно короткий. В договоре он нередко составляет несколько дней, после чего недостачу несёте вы сами.
• Именно на приёмке разделяются ошибки поставщика, перевозчика и самого склада.

Пять точек проверки

1. Соответствие заказу. Груз без заказа принимать нельзя: сначала смотрят, что, сколько и по какой цене заказано.
2. «Слепой» пересчёт. Принимающему не показывают количество в накладной, он записывает то, что сам посчитал или взвесил, а сравнение делает система. Человек, считающий с накладной в руках, обычно подтверждает цифру.
3. Способ измерения. Для товара, который поставляется по весу: проверены ли весы, считали ли мешки или взвешивали.
4. Качество. Целостность упаковки, влажность, срок годности и повреждения записываются отдельно.
5. Документ. В акте приёмки есть дата, время, подписи принимающего и перевозчика, при несоответствии прилагаются фотографии.

Пример: груз на 22 тонны

В контейнере было 440 мешков по 50 килограммов, по накладной всего 22 000 кг. Аудитор взвесил случайные 20 мешков: средний вес 49,2 кг. Значит, 440 × 49,2 = 21 648 кг, то есть на 352 кг меньше, чем в накладной. При цене 38 000 сумов за килограмм это примерно 13,4 миллиона сумов. При приёмке кладовщик мешки не взвешивал, а только пересчитал, поэтому недостача не была обнаружена.

Как надо было: взвесить несколько мешков, и если разница превышает 1%, взвесить весь груз, составить акт и уведомить поставщика в срок. С какого порога можно предъявлять претензию, должно быть записано в договоре.

Выстраиваем процесс приёмки

Процесс приёмки держится на трёх вещах: распределении обязанностей, порядке претензий и сопоставлении документов.

Кто что делает

В приёмке должны участвовать минимум двое. Первый — кладовщик: он считает или взвешивает и записывает результат. Второй — ответственный за качество или другой сотрудник: он смотрит упаковку и качество. Приход в систему вводит третий человек, товаровед. Водитель знакомится с актом и ставит подпись. Если в небольшом складе третьего человека нет, пусть приход подтверждает руководитель, а не тот, кто принимал. Планируйте и время простоя машины: спешка часто приводит к подписи без пересчёта, поэтому для приёмки задайте график и окна времени.

Порядок претензии

При обнаружении расхождения порядок действий должен быть ясен:

• кто принимает решение принять груз «с расхождением» или отказаться;
• акт, чек весов и фотографии сохраняются;
• поставщику сообщают в срок, установленный договором;
• определяется причина: поставщик, транспорт или сам склад.

Трёхстороннее сопоставление

Перед оплатой сравнивают заказ, документ приёмки и счёт-фактуру поставщика. Если количество и цена во всех трёх совпадают, оплата проходит. Если нет, оплата останавливается до решения вопроса о расхождении. Это один из самых простых и сильных видов контроля: поставщик, чтобы получить деньги полностью, сам заинтересован исправить недостачу.

Типичные ошибки

• Подпись по накладной без пересчёта и взвешивания.
• Товар принял и в учёт ввёл один и тот же человек.
• Вечерняя или ночная приёмка: нет света, камеры и второго сотрудника.
• Весы годами не поверяются.
• Повреждённая упаковка не фиксируется отдельно, и потом неизвестно, кто привёз повреждение.
• Оплата проходит до завершения приёмки.

Вывод

Если контроль приёмки слаб, доверие ко всем последующим пересчётам и отчётам снижается. OmborAudit проверяет процесс приёмки документами и взвешиванием и показывает места, где недостача возникает не у поставщика, а на вашем складе.