Когда нужен аудит склада: 8 сигналов для владельца

Многие владельцы задумываются об аудите, когда проблема уже выросла и появилось ощущение, что «что-то не так». Между тем болезнь склада заметна заранее: в цифрах и в ежедневных привычках. Нужно лишь, чтобы кто-то собрал это в единую картину. Ниже восемь сигналов. Большинство из них вы можете проверить сами по внутренним отчётам. Если на три и больше вы ответили «да», самое время всерьёз подумать о независимом аудите склада.

Четыре сигнала в цифрах

1. Корректировки остатков растут. В программе остаток исправляют документами «излишек» и «недостача». Один такой документ — обычное дело, но корректировки, число которых из месяца в месяц увеличивается, говорят о растущем разрыве между системой и реальностью. Условный пример: месячные продажи 900 млн сумов, а сумма корректировок три месяца подряд составляет 3, 5 и 9 млн. Тревожит не сам уровень, а направление.
2. Продажи растут, прибыль нет. Оборот увеличился, а валовая маржа ниже ожидаемой. Причина может быть и в цене, и в потерях. Вторую проверяет аудитор. Условный пример: товар закуплен по 100 сумов, а продаётся по 130, поэтому наценка должна быть 30%; если в отчёте в среднем выходит 24%, часть разницы может объясняться потерянным или неучтённым товаром.
3. Каждая инвентаризация даёт иной результат. В один раз недостача, в следующий излишек, потом снова недостача. Это редко случайность; чаще системная ошибка в приёмке, единицах измерения или адресах хранения.
4. Копятся залежавшиеся запасы. Доля товара, который год не двигается, растёт, а в учёте он по-прежнему числится по полной себестоимости. Деньги лежат на стеллажах, а отчётность этого не показывает.

Четыре сигнала внутри склада

1. В системе есть, на полке нет. Товар, который пообещали клиенту, не находят, отбор затягивается, заказ отменяют.
2. Всё делает один человек. Кладовщик принимает товар, вводит его в программу, списывает и сам же считает на инвентаризации. Здесь нет контроля, есть только доверие, а доверие контроль не заменяет.
3. Документы появляются после события. Приход или расход вносят через несколько дней, иногда задним числом. Накладная поставщика теряется, возвращённый товар лежит без документа.
4. Важное событие было, проверки не было. Сменился кладовщик, открылся новый филиал, обновили 1С или планируется кредит, но никто независимо не подтвердил остатки.

К чему приводит ожидание

Недостача со временем дорожает. Причину годового расхождения найти заметно сложнее, чем двухмесячного: документы теряются, сотрудники забывают детали, записи в системе перекрываются новыми, а часть видеозаписей не хранится. Хорошая новость в том, что сигнал, замеченный рано, обычно решается недорого: одно правило, одно изменение прав доступа, одно повторное обучение. Правило простое: если сигнал повторяется два отчётных периода подряд, не ждите, что он «временный».

Проверка за один вечер

Первичную картину можно получить и без аудитора:

1. Выгрузите из программы в Excel документы корректировок остатков за последние 12 месяцев.
2. Сложите их по месяцам и посчитайте отношение к сумме продаж.
3. Посмотрите, кто из сотрудников вводит больше всего корректировок и какие товарные группы повторяются.
4. Составьте список позиций без движения за год и сравните их общую стоимость со всей суммой запасов.
5. Съездите на склад, вручную пересчитайте двадцать случайных позиций и сравните с данными программы.

Это не заменяет независимую проверку: вы смотрите документы своей же команды. Зато проверка показывает направление. Если цифры в порядке, спешить не нужно; если нет, вы обратитесь к аудитору уже с конкретным вопросом.

Когда аудит не нужен

Полный аудит нужен не каждому складу. Если номенклатура небольшая, склад один, владелец сам видит его каждый день, а корректировки почти не встречаются, достаточно обычной инвентаризации и выборочного пересчёта раз в месяц. Аудит оправдывает себя, когда вопрос не «сколько товара не хватает», а «почему не хватает», то есть когда нужно понять, где и в каком процессе возникают потери.

Вывод

Каждый из восьми сигналов по отдельности может быть не страшным, но вместе они дают чёткую картину. Чем раньше пройдёт независимая проверка, тем дешевле и безболезненнее исправление. OmborAudit начинает с осмотра объекта и показывает документами, какой из сигналов действительно проблема.